Личная машина времени

Решил вот написать пару слов о том, как я управляю своим временем и  о тех инструментах, которые позволяют мне работать максимально эффективно.

Итак, для работы с рабочей электронной почтой я использую Microsoft Office Outlook 2007.  С одной стороны, работаю я “по старинке”, - не раскладывая сообщения по папкам. У меня настроены только два правила, которые автоматически кладут в соответствующие (локальные) папки анкеты студентов и письма, пришедшие на общий список рассылки ЦЗ. Все остальное попадает во “входящие“ на сервере. Читаю я сообщения в хронологическом порядке, сразу же отвечаю на те из них, на которые могу ответить без каких-либо дополнительных телодвижений и помечаю “флажками” те, над которыми надо будет потом поработать. После того, как я сделал все, что от меня требовалось, я помечаю заменяю “флажок” на отметку о выполнении.

С другой стороны, раскладывать сообщения по папкам мне просто не нужно – ведь у меня установлен Xobni (http://www.xobni.com/) – чудесный плагин, добавляющий возможность видеть полные контактные данные респондентов и связи между ними (причем, телефоны, адреса и т.д. извлекаются не только из полей To, Cc и Bc, но и из тела каждого содержащего их письма), а также все цепочки сообщений между мной и конкретным респондентом и все файлы, которыми мы с ним когда-либо обменивались. Плюс мощные возможности по аналитике и поиску. Вот и все – папки не нужны, ведь мне всегда легко найти в моей переписке что угодно!

Письма после прочтения я не удаляю – я привык иметь полный архив всей своей переписки. Уже много раз я извлекал из этого выгоду – легко доказать свою правоту, если имеешь документальное подверждение.:-) Конечно, есть одна проблема – ничтожный размер инкомовского почтового ящика на сервере:-( (а я пользуюсь именно ящиком на сервере, чтобы иметь  возможность работать с почтой за пределами офиса). Поэтому приходится время от времени переносить содержимое ящика в локальные папки. А для того, чтобы иметь полный архив я использую MailStore Home (http://www.mailstore.com/en/mailstore-home.aspx). Эта замечательная программа не только делает полный бекап почтовых аккаунтов из разных источников, но и позволяет потом просматривать этот архив, записывать архивный DVD и делать сложные поисковые запросы к базе писем. Вот вам и еще одна возможность найти что угодно.

Еще один аддон к Аутлуку, который я использую – это Email Prioritizer (www.officelabs.com/projects/emailprioritizer) от Microsoft Office Labs (www.officelabs.com). Эта софтинка на основе определенных (легко подающихся редактированию) правил автоматически приоритезирует входящие сообщения, так что я сразу, даже еще не читая письмо, могу увидеть насколько оно для меня важно. Появляется возможность также устанавливать приоритет письма “в ручном режиме”, просто оценивая его определенным количеством звездочек, точно так же, как мы оцениваем фотографии и музыкальные композиции. А еще в инструментальной панели Аутлука появляется большая кнопка “Не беспокоить”, прекращающая отображение новых сообщений на определенный (по умолчанию 30 мин) промежуток времени. Этот режим я включаю, когда занимаюсь вещами, требующими концентрации внимания, например, работаю над каким-либо документом. Вот, пожалуй, и все, что касается почты. Единственное, что стоит добавить – так это то, что часто после того, как я установил на письмо ометку о выполнении, я помечаю его еще и определенной категорией. Принятые в компании категории меня, в принципе, устраивают, хотя на КПК мне хватает двух – “Личное” и “Служебное”. Но о КПК я еще скажу чуть позже.

Теперь о календарях. В рамках учебного отдела мы все расшарили друг другу календари, так что в любой момент можем видеть кто и чем занимается. При работе с календарем у меня есть два правила. Первое правило: заранее планировать дела, встречи и т.д. При этом я  очень не люблю такие вещи, как “шаблонные” календари (или ПРВ – “Планирование Рабочего Времени”), в которых уже “забито” время на работу с почтой, планирование на день, обед и т.д., так что в конце-концов день в календаре выглядит “сплошным блоком”. Я понимаю для чего нужен ПРВ – чтобы привить новым сотрудникам привычки работать по четкому плану. Но для меня календарь полезен только тогда, когда я могу не вникая в подробности, с одного взгляда увидеть, когда я занят, а когда относительно свободен, когда у меня запланированы какие-то мероприятия или встречи. Поэтому, как я и говорил, заранее я отмечаю в календаре только встречи и планируемые дела. При этом тренинги обычно попадают в календарь, как дела на весь день (точнее, на несколько дней) и отображаются в верхней части отображения рабочей недели.

Второе правило – сразу же после выполнения какого-либо дела надо отметить в календаре, чем я только что занимался. При этом к концу дня он (день) в календаре становится опять-таки “сплошным блоком”. Таким образом, дни прошедшие у меня заполнены делами и календарь теперь легко использовать для заполнения отчета, а дни грядушие содержат только наиболее важные из планируемых дел. Использование категорий также приветствуется.

О контактах говорить не буду – локально я их не храню (за редкими исключениями), пользуюсь адресной книгой компании, к тому же, у меня есть Xobni, который заботится о контактах. Персональные контакты я храню в КПК.

Задачи. С ними я тоже работаю “сплошным списком” (причем, в основном на КПК). Различные представления не люблю – мне достаточно стандартных Active Tasks, Overdue Tasks, By Category и By Person Responsible. Естественно, я пользуюсь при этом категориями. Еще здорово, что в 2007-м Аутлуке наконец-то задачи стали отображаться и в календаре.

Заметки в Аутлуке я использую только на КПК и с Exchange’м не синхронизирую. Для ведения заметок лучше использовать более подходящие инструменты, например Microsoft Office OneNote 2007 или Evernote (http://evernote.com/), который мне нравится больше, т.к. хранит заметки у себя на сервере и я могу получить к ним доступ через браузер или через Evernote for Windows Mobile у меня на коммуникаторе. У обеих софтинок возможности по работе с заметками очень широкие – структурирование, поддержка разных видов заметок, захват изображений с экрана и снимков веб-страниц, распознавание текста на картинках и т.д. К тому же “виртуальных блокнотов” в обеих программах можно создать несколько. Обычно я использую их для сбора и систематизации информации перед написанием статьи или обзора. Кстати, обе софтинки прекрасно интегрируются с Аутлуком.

Еще одна вещь, которой я довольно активно пользуюсь в Аутлуке – это ярлыки (Shortcuts). Очень удобная, надо сказать, фича – создать себе ярлыки для быстрого доступа к определенным аутлуковским папкам!

В моем личном управлении временем огромную роль играет мой КПК и Pocket Outlook. Там я веду все записи (в заметках, которые с сервером не синхронизирую). Там у меня хранятся личные контакты, туда я получаю корпоративную почту, работаю со своим Exchange’вским календарем и там я веду свой персональный список задач (не синхронизированный с сервером). Вообще же, я считаю, что без КПК говорить о тайм-менеджменте не стоит вообще. КПК – это ключевой (центральный) компонент системы управления временем, поскольку он всегда со мной (в офисе и вне его, в рабочее время, до и после работы), все время время в руках, туда записывается абсолютно все и очень многое потом попадает в том или ином виде в “большой” Аутлук. А девайсы на базе Palm OS в качестве эдакого “центра личной продуктивности” особенно хороши, жаль они сейчас не очень популярны...

Для систематизации и анализа информации, принятия решений и просто конспектирования я использую мой  любимый Mindjet Mind Manager (http://www.mindjet.com/), который позволяет мне лекго строить ассоциативные схемы, облегчающие жизнь не только мне, но и моим коллегам. Но в этот вопрос я сейчас вдаваться не буду, скажу лишь, что в 2009 году выйдет в свет мой авторский тренинг “Повышение персональной продуктивности менеджера”, где о mind map’ах будет рассказываться очень и очень подробно.

Ну вот, вкратце, и все, что я хотел рассказать о моем личном стандарте использования Аутлука (по большей мере). Он прост и незамысловат, но позволяет мне быть очень продуктивным и быстро реагировать на изменения ситуации. Хочется рассказать еще и об онлайновых тулах и сервисах, которые я использую в целях повышения персональной продуктивности, но не буду – это тоже тема не для одной статьи.:-)

P.S. Кроме этого я одно время активно использовал Personal Brain (http://www.thebrain.com/, очень рекомендую!), а сейчас присматриваюсь к Visual Mind (http://www.visual-mind.com/index.php) и к облегченной версии Аутлука:-) под названием Windows Live Mail Beta (http://get.live.com/wlmail/overview) – эта софтинка подает большие надежды. Кстати, если уж речь зашла о “почтовиках”, то Mozilla Thunderbird c плагинами и Mozilla SunBird - тоже очень неплохи.

P.P.S. А для личной почты и календаря я, конечно же, пользуюсь гугловскими сервисами (причем, почта со всех моих адресов собирается в гугловский ящик). И с КПК тоже – с помощью GoogleToGo, о котором я уже писал (http://liketaurus.livejournal.com/122698.html).